Geheimhouding – Green Writing® en de opdrachtgever zorgen ervoor dat alle ontvangen gegevens, waarvan men weet of dient te weten dat deze van vertrouwelijke aard zijn, geheim blijven, tenzij een wettelijke plicht verzoekt tot openbaarmaking van die gegevens. Gegevens worden in elk geval als vertrouwelijk beschouwd als deze door één van de partijen als zodanig zijn aangeduid.
Doelgebruik – De partij die vertrouwelijke gegevens ontvangt, zal deze slechts gebruiken voor het doel waarvoor deze verstrekt zijn.
Derden – De opdrachtgever zal, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Green Writing®, geen mededelingen doen aan derden over de aanpak, werkwijze en materialen van Green Writing® en haar materialen niet beschikbaar stellen aan derden. De opdrachtgever is natuurlijk welkom om als ambassadeur te zorgen voor aanbevelingen van en doorverwijzingen naar Green Writing®.
Facturatiegegevens – Adresgegevens van opdrachtgevers worden verwerkt in facturen en het is wettelijk verplicht om die zeven jaar te bewaren. Adresgegevens van potentiële opdrachtgevers worden slechts verplicht doorgegeven als er een opdracht overeengekomen wordt. Komt het niet tot een daadwerkelijke opdracht en zijn deze gegevens toch aangeleverd, worden deze na een half jaar en op verzoek eerder verwijderd.
Openbaarmaking – In het geval van tekstuele en communicatieve diensten worden zowel de brondocumenten als de in het kader van de opdracht geschreven, geredigeerde of vertaalde teksten opgeslagen via cloudservices, met inachtneming van het intellectuele eigendomsrecht. Dit geldt ook voor audiobestanden. Uitzonderingen vormen teksten bedoeld voor gratis voor het publiek toegankelijke publicatie, want die zullen verschijnen op openbare plaatsen zoals door de opdrachtgever bepaald. Daarnaast bestaan uitzonderingen voor expliciete verzoeken van de opdrachtgever zelf of succesvolle verzoeken van Green Writing® aan de opdrachtgever ten behoeve van haar portfolio.
Trainingsdoeleinden – In het geval van door Green Writing® ontwikkelde en gefaciliteerde opleidingen en trainingen worden de door de cursisten ingeleverde opdrachten bewaard voor verdere referentie en voor trainingsdoeleinden van door Green Writing® ingeschakelde trainers en onderwijzers. Dit geldt niet voor enige verdere communicatie tussen cursisten en de cursusleider, zoals via e-mail of sociale media.
Referenties – Bij een succesvol afgeronde opdracht of een doorlopende samenwerking wordt aan de opdrachtgever vrijblijvend gevraagd om een referentie en indien akkoord, via welk kanaal, zoals openbaar op de website van Green Writing®, op LinkedIn of op de Facebookpagina. Aan een bedrijf of organisatie wordt gevraagd of het bedrijfslogo en het type activiteit dat de opdracht omvatte aan het openbare portfolio van Green Writing® kan worden toegevoegd. Klikken op het logo leidt naar de website van de opdrachtgever. Referenties en portfolio kunnen worden ingekeken door andere (potentiële) opdrachtgevers. Referenties van particuliere opdrachtgevers kunnen desgewenst worden geanonimiseerd op de website.
Particulieren – In het geval van tekstuele en communicatieve diensten specifiek aan particulieren wordt niet zonder enige toestemming door Green Writing® geschreven over deze dienstverlening, bijvoorbeeld een gedetailleerd verloop van een specifieke samenwerking of training, ook niet in geanonimiseerde vorm. Er wordt slechts geschreven over algemene trends onder de particulieren. Uitzonderingen vormen expliciete verzoeken van de particuliere opdrachtgever zelf of van succesvolle verzoeken van Green Writing® aan de particuliere opdrachtgever.
Misbruik – De opdrachtgever voorkomt misbruik van openbare bedrijfsinformatie van Green Writing® (zoals BTW-nummer en adres) door eventuele middels de opdracht gefaciliteerde personen. Hiermee wordt ondernemings- of reputatieschade van Green Writing® voorkomen.