PRIVACYVERKLARING

1. Welke definities gebruikt Green Writing® in deze privacyverklaring?

Partijen – alle opdrachtnemers, opdrachtgevers, tussenpartijen en derden die op enige wijze betrokken zijn bij de uitvoer van opdrachten door Green Writing®.

Opdrachtnemer – Green Writing® en al haar geregistreerde handelsnamen, vertegenwoordigd door de eigenaar van Green Writing® en de eventuele derden met wie zij opdrachten deelt.

Opdrachtgever – Particulier of onderneming die tegen betaling gebruik maakt of beoogt gebruik te maken van de diensten en/of materialen van Green Writing®. Een opdrachtgever kan zowel een eindklant als een tussenpartij zijn.

Eindklant – Opdrachtgever die direct of via een tussenpartij gebruikmaakt van de diensten van Green Writing®.

Tussenpartij – Vertaal- en multimediabureaus die gebruikmaken van de diensten van Green Writing® ter vervulling van door hen van eindklanten verworven opdrachten. Green Writing® treedt zelf op als tussenpartij als de opdracht van de eindklant via Green Writing® door externe freelancers wordt uitgevoerd.

Derden – Partijen anders dan de opdrachtgever en opdrachtnemer die gegevens verwerken voor een behoorlijke uitvoer, afhandeling of opslag van een opdracht of voor marketingdoeleinden.

Gefaciliteerde personen – Mensen anders dan de opdrachtgever aan wie een dienst wordt geleverd middels een opdracht, bijvoorbeeld een bedrijfstraining (de deelnemers), communitymanagement (de groepsleden) of wetenschappelijke tekstredactie verlopend via een onderzoeksinstituut (individuele wetenschappers).

Offerte – Elk mondeling of schriftelijk aanbod van Green Writing® om een opdracht te vervullen voor de opdrachtgever, inclusief benoeming van project- of pakketprijs, werkwijze, algemene voorwaarden en privacyverklaring.

Gegevens – Alle direct of indirect door Green Writing® verwerkte gegevens.

Materialen – Alle door Green Writing® in het kader van de opdracht of ter vrijblijvende kennismaking ontwikkelde e-mails, social mediaberichten, opleidingen, trainingen, masterclasses, intervisies, video’s, presentaties, artikelen, tests, boeken, rapporten, adviezen, resultaten, databanken, opdrachten en andere digitale of stoffelijke objecten. Dit betreft materialen van Green Writing® zelf en geen in opdracht vervaardigde materialen voor publicatie door de opdrachtgever zelf.

Website – De website van Green Writing®.

Sociale media – Alle kanalen van Green Writing® op sociale media: de LinkedInpagina, het Instagramaccount, het Twitteraccount, de Facebookpagina, de Facebookgroep Taalprofessionals en alle WhatsAppchats en Facebookgroepen voor de cursisten van een door Green Writing® ontwikkelde en gefaciliteerde opleiding.

2. Welke gegevens verwerkt Green Writing® direct of indirect?

Websiteformulieren – De bij het invullen van formulieren op de website verstrekte informatie.

Correspondentie – Elke correspondentie met Green Writing® via e-mail, sociale media of chat; geen telefonische correspondentie.

Facturatie – De voor het opstellen van een offerte of factuur verstrekte informatie, zoals het (bedrijfs)adres en andere informatie die wettelijk verplicht is om opdrachten te kunnen factureren.

Documentatie – De in het kader van de inhoud van de opdracht verstrekte elektronische of fysieke documenten.

Websitebezoek – Bezochte pagina’s, browsertype, IP-adres en besturingssysteem van het apparaat waarmee de website van Green Writing® wordt bezocht.

3. Op welke manier waarborgen Green Writing® en de opdrachtgever de vertrouwelijkheid van de gegevensverwerking?

Geheimhouding – Green Writing® en de opdrachtgever zorgen ervoor dat alle ontvangen gegevens, waarvan men weet of dient te weten dat deze van vertrouwelijke aard zijn, geheim blijven, tenzij een wettelijke plicht verzoekt tot openbaarmaking van die gegevens. Gegevens worden in elk geval als vertrouwelijk beschouwd als deze door één van de partijen als zodanig zijn aangeduid.

Doelgebruik – De partij die vertrouwelijke gegevens ontvangt, zal deze slechts gebruiken voor het doel waarvoor deze verstrekt zijn.

Derden – De opdrachtgever zal, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Green Writing®, geen mededelingen doen aan derden over de aanpak, werkwijze en materialen van Green Writing® en haar materialen niet beschikbaar stellen aan derden. De opdrachtgever is natuurlijk welkom om als ambassadeur te zorgen voor aanbevelingen van en doorverwijzingen naar Green Writing®.

Facturatiegegevens – Adresgegevens van opdrachtgevers worden verwerkt in facturen en het is wettelijk verplicht om die zeven jaar te bewaren. Adresgegevens van potentiële opdrachtgevers worden slechts verplicht doorgegeven als er een opdracht overeengekomen wordt. Komt het niet tot een daadwerkelijke opdracht en zijn deze gegevens toch aangeleverd, worden deze na een half jaar en op verzoek eerder verwijderd.

Openbaarmaking – In het geval van tekstuele en communicatieve diensten worden zowel de brondocumenten als de in het kader van de opdracht geschreven, geredigeerde of vertaalde teksten opgeslagen via cloudservices, met inachtneming van het intellectuele eigendomsrecht. Dit geldt ook voor audiobestanden. Uitzonderingen vormen teksten bedoeld voor gratis voor het publiek toegankelijke publicatie, want die zullen verschijnen op openbare plaatsen zoals door de opdrachtgever bepaald. Daarnaast bestaan uitzonderingen voor expliciete verzoeken van de opdrachtgever zelf of succesvolle verzoeken van Green Writing® aan de opdrachtgever ten behoeve van haar portfolio.

Trainingsdoeleinden – In het geval van door Green Writing® ontwikkelde en gefaciliteerde opleidingen en trainingen worden de door de cursisten ingeleverde opdrachten bewaard voor verdere referentie en voor trainingsdoeleinden van door Green Writing® ingeschakelde trainers en onderwijzers. Dit geldt niet voor enige verdere communicatie tussen cursisten en de cursusleider, zoals via e-mail of sociale media.

Referenties – Bij een succesvol afgeronde opdracht of een doorlopende samenwerking wordt aan de opdrachtgever vrijblijvend gevraagd om een referentie en indien akkoord, via welk kanaal, zoals openbaar op de website van Green Writing®, op LinkedIn of op de Facebookpagina. Aan een bedrijf of organisatie wordt gevraagd of het bedrijfslogo en het type activiteit dat de opdracht omvatte aan het openbare portfolio van Green Writing® kan worden toegevoegd. Klikken op het logo leidt naar de website van de opdrachtgever. Referenties en portfolio kunnen worden ingekeken door andere (potentiële) opdrachtgevers. Referenties van particuliere opdrachtgevers kunnen desgewenst worden geanonimiseerd op de website.

Particulieren – In het geval van tekstuele en communicatieve diensten specifiek aan particulieren wordt niet zonder enige toestemming door Green Writing® geschreven over deze dienstverlening, bijvoorbeeld een gedetailleerd verloop van een specifieke samenwerking of training, ook niet in geanonimiseerde vorm. Er wordt slechts geschreven over algemene trends onder de particulieren. Uitzonderingen vormen expliciete verzoeken van de particuliere opdrachtgever zelf of van succesvolle verzoeken van Green Writing® aan de particuliere opdrachtgever.

Misbruik – De opdrachtgever voorkomt misbruik van openbare bedrijfsinformatie van Green Writing® (zoals BTW-nummer en adres) door eventuele middels de opdracht gefaciliteerde personen. Hiermee wordt ondernemings- of reputatieschade van Green Writing® voorkomen.

4. Hoe verwerkt Green Writing® gegevens via de website?

E-mailmarketing – Geïnteresseerden kunnen zich inschrijven voor e-mailmarketing via de website van Green Writing® door hun naam en e-mailadres in te vullen. Dit gebeurt op eigen initiatief. De via de website in het mailprogramma ingeschreven e-mailadressen worden slechts gebruikt voor e-mailmarketing en worden op geen enkele wijze openbaar gemaakt. Ingeschreven namen en e-mailadressen worden ook niet verkocht aan derden.

Reacties – Geïnteresseerden kunnen via de website reageren op daar geplaatste artikelen. Reageren betekent openbare plaatsing van de reactie.

Cookies – De website van Green Writing® gebruikt cookies om haar functionaliteit te verbeteren en de gebruikerservaring te bevorderen. De website wist deze cookies een week na het geven van toestemming door de bezoeker en zal op dat moment opnieuw om toestemming vragen. De website heeft een beveiligde verbinding, te herkennen aan de “https://” voor de URL.

5. Hoe verwerkt Green Writing® gegevens via sociale media?

Facebookgroep Taalprofessionals – Geïnteresseerden kunnen op eigen initiatief lid worden van de besloten Facebookgroepen van Green Writing®: Taalprofessionals. De daar geplaatste topics en reacties worden in geen geval gedeeld via enig ander kanaal van Green Writing® tenzij met toestemming van of op verzoek van de plaatser.

Openbare sociale media – Geïnteresseerden volgen of liken de openbare sociale mediakanalen van Green Writing® geheel vrijblijvend. Green Writing® is niet verantwoordelijk voor wat sociale media doen met deze gegevens, zoals gebruik voor algoritmes om vergelijkbare pagina’s of groepen te suggereren. Geïnteresseerden kunnen deze kanalen op elk moment ontvolgen of unliken.

Cursusgroepen – De correspondentie in de besloten Facebookgroepen en WhatsAppchats speciaal voor de cursisten van Green Writing® wordt slechts gebruikt in het kader van de betreffende cursus of opleiding en niet elders opgeslagen of openbaar gepubliceerd.

Misbruik – Het staat Green Writing® vrij om volgers, likers of reageerders via sociale media te blokkeren of te rapporteren aan betreffende sociale media als zij de inhoud van hun reacties ongepast acht. Green Writing® kan reacties of berichten van zeer kwalijke, dreigende aard delen met politie en justitie.

6. Welke derden verwerken de door Green Writing® verkregen gegevens?

Verwerkersovereenkomsten – Gegevens worden middels verwerkersovereenkomsten gedeeld met derden vanwege wettelijke verplichtingen en in sommige gevallen voor redelijke bedrijfsvoering.

Freelancers – Door Green Writing® ingehuurde freelance taalprofessionals en taaltrainers: uitbesteding van opdrachten onder de vlag van Green Writing®. Green Writing® treedt hier op als tussenpartij voor de eindklant.

Financieel – ING Bank en Mollie: verwerking van betalingen; Boekhouder Nevia: inzage in facturen met adresgegevens.

E-mail – TransIP en Gmail: opslag van gegevens uit contactformulieren en alle overige communicatie.

E-mailmarketing – Laposta: opslag van namen en mailadressen voor e-mailmarketing.

Website – WordPress en plug-ins waaronder JetPack, All in One SEO en Caldera Forms: gegevens uit contactformulieren of opslag van browsergedrag, geanonimiseerd tot het niveau van het land van het IP-adres, het besturingssysteem van het gebruikte apparaat en bezoekfrequenties per pagina.

Cloudopslag – Dropbox: facturen en bron- en doeldocumenten voor opdrachtgevers.

7. Hoe kunnen de door Green Writing® ontvangen gegevens worden verwijderd?

Elektronisch document – Om een in het kader van een opdracht verstrekt elektronisch document te laten verwijderen dient de opdrachtgever via e-mail contact op te nemen of voor aanvang aan te geven hoe lang en voor welk doel het document bewaard mag worden. Er moet in het eerste geval geen sprake zijn van nog niet betaalde opdrachten. De verwijdering wordt per mail bevestigd.

Fysiek document – Om een in het kader van een opdracht verstrekt fysiek document te laten terugsturen dient de partij een gefrankeerde en geadresseerde retourenvelop met verdere instructies naar het postadres van Green Writing® te sturen. Er moet geen sprake zijn van nog niet betaalde opdrachten. In andere gevallen wordt het fysieke document geretourneerd.

E-mailcorrespondentie – Om bepaalde e-mailcorrespondentie te laten verwijderen dient de partij via e-mail contact op te nemen. De e-mailcorrespondentie moet daarbij ouder zijn dan twee jaar en er moet geen sprake zijn van nog niet betaalde opdrachten. De verwijdering wordt per mail bevestigd.

E-mailmarketing – Geïnteresseerden en opdrachtgevers kunnen zich op elk moment zelf uitschrijven voor e-mailmarketing. Dat kan onderaan elke via het mailprogramma ontvangen mail of door contact op te nemen met Green Writing®.

Sociale media – Deelnemers aan de sociale mediakanalen van Green Writing® zijn zelf verantwoordelijk voor de verwijdering van daar achtergelaten likes, reacties of topics en kunnen de kanalen zelf ontvolgen. Na bij ongepast gedrag blokkeren op sociale media door Green Writing® kunnen reacties niet langer worden verwijderd, tenzij Green Writing® daar zelf voor kiest. Bestaande likes op topics en reacties kunnen om technische redenen in geen geval door Green Writing® verwijderd worden.

Websitereactie – Om een op de website achtergelaten reactie of referentie te verwijderen dient de partij via e-mail contact op te nemen. De verwijdering wordt per mail bevestigd.

Cookies – Gebruikers van de website van Green Writing® gaan akkoord met het gebruik van cookies. Bestaande cookies kunnen via eigen browseropties worden verwijderd.

Per abuis – Om enige per abuis naar Green Writing® verzonden correspondentie of documenten te laten verwijderen, dient de afzender onmiddellijk via e-mail contact op te nemen. De verwijdering wordt per mail bevestigd.

Misbruik – Bij enige correspondentie van zeer kwalijke, dreigende aard aan het adres van Green Writing®, al dan niet in het kader van een opdracht, staat het Green Writing® vrij om deze te delen met politie en justitie.

8. Wat is de versie van deze privacyverklaring?

Versie 2 – De eerste versie van de privacyverklaring verscheen uitsluitend in het Nederlands op 18 juli 2018 en is op verzoek beschikbaar. Deze tweede versie verscheen op 3 februari 2021 en omvat zowel een herformulering van de inhoud van de eerste versie als diverse toevoegingen die het tot een vollediger en duidelijker document maken.

Vertaalde versies – De Nederlandse versie van de privacyverklaring is het origineel. Bij een door vertaling ontstane ambiguïteit of onduidelijkheid is de Nederlandse versie doorslaggevend. Green Writing® is gevestigd in Nederland en beroept zich dus op de Nederlandse wet- en regelgeving.

Vragen – Neem voor vragen over deze privacyverklaring via e-mail contact op. Dat kan in het Nederlands of het Engels.